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Email Archivierung mit Mailstore

Email Archivierung Mailstore

Das Versenden von Emails ist immer noch der meistbenutzte und wichtigste Dienst im Internet. Um die Performance eines Mailservers aufrecht zu erhalten und Datenverluste zu vermeiden, ist es enorm wichtig geworden, über eine zuverlässige und rechtssichere Emailarchivierung zu verfügen.

Während private Anwender meist kostenlose Emailadressen der zahlreichen Anbieter ( z.B. Gmail, GMX, Freenet, web.de, Hotmail, … ) nutzen, werden in Unternehmen die Mails über eigene Mailserver verschickt. Wer einen solchen Mailserver betreibt, muss sich natürlich auch um das Backup und die Archivierung aller Nachrichten auf seinem Server kümmern. 

Datenmengen werden immer größer

Mit den immer schneller werdenden Internetanschlüssen steigt zudem auch ständig die Größe der versendeten Datenmengen. Mittlerweile ist es selbstverständlich geworden, auch Emails mit Anhängen zu verschicken, die über 10 MB groß sind. Bei vielen unserer Kunden hat der Mailstore, also der Ordner in dem alle Emails mit ihren Anhängen auf dem Server gespeichert werden, eine Größe von über 300 GB und die Anzahl der gespeicherten Mails berträgt teilweise bis zu 2 Millionen. Selbst eine leistungsfähige Mailserversoftware wie Kerio Connect stößt hier irgendwann an ihre Grenzen. Gerade Benutzer von Apple Mail sortieren oft Ihre Mails gar nicht mehr in Ordnern ab, sondern greifen gerne auf die Spotlight Suchfunktion zurück, um nach einer bestimmten Nachricht im immer größer werdenden Posteingang zu suchen.

Rechtssichere Archivierung

Eine weitere Problematik im Zusammenhang mit einem eigenen Mailserver ist die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung. Geschäftliche E-Mails müssen über viele Jahre vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. In diesem Leitfaden (  PDF Datei, 2 MB ) werden die wichtigsten Fragen zu diesem Thema beantwortet.

Mailstore bietet umfassende Lösung für alle Aufgaben

Um eine zuverlässige Archivierung zu gewährleisten und die Performance des Mailservers aufrecht zu erhalten, empfehlen wir die Verwendung von Mailstore. Die Software wird auf einem separaten Rechner installiert. Wir bezeichnen diese Kombination aus Archivierungssoftware und Hardware als „Mailstoreserver“. Dieser Mailstoreserver holt wie ein Clientrechner automatisch in regelmäßigen Abständen alle Mails am Mailserver ab und archiviert diese. Neben der Archivierung bietet dieses System auch den Vorteil, dass Mitarbeiter keine Emails endgültig löschen.

Die Mailstore Software ist so „schlau“, dass sie bei der Archivierung doppelt oder mehrfach vorhandene Mails erkennt, und diese nur einmal archiviert. Gerade bei Rundmails mit Anhängen, die an alle Teammitglieder verschickt wurden, wird die Datenmenge enorm aufgeblasen. Bei einem Kunden mit 300 GB Daten auf dem Mailserver beträgt die komplette Archivierung nur 60 GB!

Auf dem Mailserver werden dann die Emails nach einem definierten Zeitraum automatisch gelöscht. Auf unserem eigenen Kerio Mailserver werden z.B. alle Emails gelöscht, die älter als 18 Monate sind. Um auf ältere Emails zurückgreifen zu können, muss man sich im Archiv auf dem Mailstoreserver anmelden. Dieser Zugriff erfolgt ganz einfach über den Webbrowser:

Mailstore Browser Login

Wenn man sich im Mailstore Archiv eingeloggt hat, stehen dort alle archivierten Emails zur Verfügung. Die Oberfläche ist ähnlich aufgebaut wie bei einem Webmail-Dienst:

Mailstore Webmail Ansicht

HP Microserver als Hardwarelösung

mailstore server mit HP proliant microserverDie Serversoftware von Mailstore steht nur für Windows zur Verfügung. Damit können natürlich auch Emailaccounts auf Mac, iPad oder iPhone abgesichert werden. Als Hardware für den Mailstoreserver bieten sich deshalb momentan die aktuellen Microserver von HP an. Diese lassen sich mit bis zu 4 Festplatten ausstatten und bieten ausreichend Performance und Speicherplatz für eine professionelle Archivierung. Außerdem eignet sich der Microserver von HP sehr gut aufgrund seiner kompakten Bauweise und des attraktiven Anschaffungspreises.

Als Rechenbeispiel für ein Büro mit 10 Mitarbeitern bzw. 10 Emailadressen haben wir dieses Mailstoreserver Paket zusammengestellt:

Mailstoreserver Paket

– HP Microserver mit 4G RAM
– 2 x 1 TB als RAID 1
– 2 TB Backupfestplatte
– Windows Server 2008 R2 Foundation
– Mailstore Lizenz für 10 Benutzer

1250 € netto / 1487,50 € inkl. MwSt.

zuzüglich Kosten für Installation

Das Thema Email Archivierung sollte in jedem Unternehmen ernst genommen werden und mit einer professionellen Lösung abgesichert werden. Wenn Sie noch Fragen haben oder an einem unverbindlichen Angebot interessiert sind, schreiben Sie uns einfach eine kurze Nachricht. 

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Autor: Gerhard Bauer

Dipl. Ing. Innenarchitekt ByAK / Apple Certified Technical Coordinator 10.9

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